KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas segala limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga Makalah Observasi Digitalisasi di KPH Malang ini dapat kami selesaikan. Sholawat beserta salam juga tidak lupa kami panjatkan kepada junjungan kita semua Nabi besar Muhammad S.A.W. kepada keluarganya, sahabatnya dan kita semua selaku pengikutnya sampai Yaumil Akhir. Amin...

Makalah tentang Digitalisasi di KPH Malang ini tidak akan selesai jika tidak mendapatkan bantuan dari saudara. Oleh karena itu, kami menggucapkan terimakasih kepada:

1. Bpk Arif Herlambang sebagai Kepala Administratif

2. Bpk Kokoh Nugroho sebagai Kaur. Umum dan Narasumber

3. Bpk. Herman sebagai Operator Sub Sistem Kearsipan dan Narasumber

4. Bu Wiwin sebagai Receptionis

5. Bpk. Chandra sebagai bagian pengiriman surat eksternal dan Narasumber

6. Bpk. Yudi sebagai bagian gudang

7. Bu Asriani sebagai Receptionis

Kami menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini mungkin masih sangat jauh dari kesempurnaan, sesuai dengan pribahasa “Tak ada gading yang tak retak” , maksudnya saya selaku penulis laporan ini menerima berbagai kritik dan saran yang sifatnya membangun supaya makalah ini menjadi lebih baik lagi.

Malang, 29 Desember 2014

Penulis,

DAFTAR ISI

D. Metode Pengumpulan Data

E. Informan Penelitian

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

A. Sejarah Perum Perhutani

B. Sekilas Tentang KPH Malang

C. Letak Geografis dan Batas Wilayah

D. Topografi dan Tipe Curah Hujan

BAB III

HASIL OBSERVASI

A. Jenis Arsip yang dimiliki

B. Sistem pengorganisasian arsip yang diterapkan

C. Pedoman Pengolahan Arsip

D. Software Digitalisasi Arsip

E. Sistem/prosedur pencatatan surat/arsip (Otomasi)

F. Sistem/prosedur penyimpanan surat/arsip

G. Hak Akses dan Keamanan Arsip

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Arsip mempunyai peran penting dalam organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan pusat ingatan. Arsip bagi perusahaan diantaranya berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan, sebagai alat bukti bila terjadi masalah, sebagai alat pertanggungjawaban, menajemen serta dapat dijadikan alat transparansi perusahaan. Pentingnya arsip bahkan dibuktikan dengan pemberlakuan beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan. Arsip akan bermanfaat secara optimal apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip tidak dikelola dengan secara baik akan menimbulkan masalah. Seiringan dengan perkembangan zaman, dan pengelolaan arsip yang semakin berkembang, membuat sebagian perusahaan yang mengelola arsip secara manual beralih ke sistem yang terotomasi, karena dengan sistem manual lama-kelamaan dapat menimbulkan serangkaian kendala seperti kesulitan penemuan kembali secara cepat dan tepat karena sistem penyimpanan yang kurang sistematis, dan bertambahnya secara terus-menerus arsip tanpa penyusutan sehingga terjadi penumpukan. Kendala lainnya yaitu Tata kerja dan Fasilitas pengelolaan arsip yang tidak memadai dan tidak mengikuti perkembangan teknologi kearsipan modern. Maka dari itulah setiap perusahaan dituntut untuk melakukan otomasi arsip.

Teknologi yang semakin maju juga memberi dampak yang positif bagi dunia kearsipan, Pengelolaan arsip secara modern atau tata kearsipan otomatis merupakan sistem kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan data secara elektronik. Potensi teknologi yang serba canggih telah memberikan peluang untuk melakukan kegiatan otomasi arsip, penggunaan media otomasi arsip bukan saja menjamin efisiensi, tetapi juga mampu mengurangi atau mengembangkan kebutuhan duplikasi apabila hal itu diperlukan. Pengiriman, pemprosesan, penyimpanan dan penemuan kembali informasi dapat dilakukan dengan cepat. Sistem pengarsipan otomatis telah berkembang sehingga mempunyai banyak variasi dan membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Efisiensi dan akses yang cepat dalam pengelolaannya membuat aplikasi pengelolaan arsip menjadi sangat diminati di dunia perusahaan yang memerlukan pelayanan yang cepat dengan volume arsip yang tinggi, penggunaan alat modern tentu akan meringankan atau mempermudah pengelolaan arsip.

Mengingat pentingnya keberadaan arsip di Perusahaan, maka dibutuhkan tata kelola kearsipan yang benar. Hal tersebut bertujuan agar fungsi arsip dapat tercapai sebagaimana mestinya. Tata kelola arsip elektronik yang baik membutuhkan sumber daya pendukung, diantaranya adalah aplikasi arsip yang digunakan, infrasuturktur penunjang sistem otomasi arsip, dan Sumber Daya Manusia (arsiparis). Sistem ini digunakan untuk menginput data kedalam computer, data yang di masukkan akan diurutkan sesuai tanggal penginputan data dan dibedakan berdasarkan subjek permasalahan, sehingga akan mempermudah pencarian arsip. Sistem automasi ini akan bekerja dengan baik jika penyimpanan arsip juga disesuaikan tanggal dan subjek sehingga akan terbentuk singkronisasi antara sistem dengan pencarian arsip.

Dalam menciptakan tata kelola arsip elektronik yang baik selain memperhatikan aplikasi yang digunakan, perangkat penunjang aplikasi tersebut juga perlu diperhatikan. Pada dasarnya terdapat beberapa kriteria agar sebuah aplikasi dapat berjalan dengan baik di dalam sebuah komputer. Termasuk dalam menjalankan aplikasi yang berfungsi sebagai otomasi arsip di perusahaan. Perangkat yang kompatibel menjadi faktor yang menentukan apakah sebuah aplikasi berjalan dangan baik. Dalam kearsipan keberadaan pegawai kearsipan juga tidak kalah penting. Oleh karena itu seorang arsiparis haruslah memiiki kecakapan untuk mengoperasikan aplikasi kearsipan elektronik.

B. Rumusan Masalah

Dari latar belakang tersebut, kami mempunyai beberapa rumusan masalah yaitu:

1. Jenis arsip yang dimiliki?

2. Sistem pengorganisasian arsip?

3. Pedoman pengolahan arsip?

4. Software digitalisasi arsip?

5. Sistem kearsipan?

6. Sistem penyimpanan arsip?

7. Hak akses dan keamanan?

C. Tujuan Penelitian

Tujuan penyusun merumusakan masalah-masalah tersebut adalah:

1. Mengetahui jenis arsip yang dimiliki.

2. Mengetahui sistem pengorganisasian arsip.

3. Mengetahui pedoman pengolahan arsip.

4. Mengetahui software digitalisasi arsip.

5. Mengetahui sistem kearsipan di KPH Perhutani Malang.

6. Mengetahui sistem penyimpanan arsip.

7. Mengetahui hak akses arsip.

D. Metode Pengumpulan Data

Adapun metode yang kami lakukan untuk pengumpulan data adalah sbb:

1. Observasi

Pengamatan melibatkan semua indera (penglihatan, pendengaran). Pencatatan hasil dapat dilakukan dengan bantuan alat rekam elektronik.

2. Wawancara

Pengambilan data melalui wawancara /secara lisan langsung dengan sumberdatanya, baik melalui tatap muka atau lewat telephone, teleconference. Jawaban responden direkam dan dirangkum sendiri oleh peneliti.

3. Dokumen

Pengambilan data melalui dokumen tertulis mamupun elektronik dari lembaga/institusi. Dokumen diperlukan untuk mendukung kelengkapan data yang lain.

E. Informan Penelitian

Berikut ini adalah nama-nama yang menjadi narasumber dalam kegiatan observasi yang kami lakukan.

1. Kokoh Nugroho sebagai Kaur Umum KPH Perhutani Malang

2. Pak Herman sebagai operator sub sitem kearsipan

3. Pak Chandra sebagai bagian pengiriman surat eksternal

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

A. Sejarah Perum Perhutani

Perum Perhutani adalah perusahaan yang bergerak di bidang Kehutanan (khususnya di Pulau Jawa dan Madura) dan mengemban tugas serta wewenang untuk menyelenggarakan kegiatan pengelolaan Sumber Daya Hutan (SDH) dengan memperhatikan aspek produksi/ekonomi, aspek sosial dan aspek lingkungan. Dalam operasionalnya, Perum Perhutani berada di bawah koordinasi Kementerian BUMN dengan bimbingan teknis dari Departemen Kehutanan.

Perum Perhutani mempunyai kisah panjang dalam sejarah pembentukannya, diawali dengan terbentuknya Jawatan Kehutanan dengan Gouvernement Besluit (Keputusan Pemerintah) tanggal 9 Februari 1897 nomor 21, termuat dalam Bijblad 5164. Sejarah hutan di bawah kekuasaan Hindia Belanda itu segera berakhir setelah Indonesia memproklamasikan diri sebagai negara merdeka pada 17 Agustus 1945. Hak, kewajiban, tanggung jawab, dan kewenangan pengelolaan hutan di Jawa dan Madura oleh Jawatan Kehutanan Hindia Belanda q.q. den Dienst van het Boschwezen, dilimpahkan secara peralihan kelembagaan kepada Jawatan Kehutanan Republik Indonesia berdasarkan Pasal II Aturan Peralihan Undang-Undang Dasar Republik Indonesia yang berbunyi: “Segala badan negara dan peraturan yang ada masih langsung berlaku, selama belum diadakan yang baru menurut undang-undang dasar ini.”

Dengan disahkannya Ketetapan MPRS No. 11/MPRS/1960, seperti tersebut dalam Lampiran Buku I, Jilid III, Paragraf 493 dan paragraph 595, industri kehutanan ditetapkan menjadi Proyek B. Proyek B ini merupakan sumber penghasilan untuk membiayai proyek-proyek A (Tambahan Lembaran Negara R.I. No. 2551). Pada waktu itu direncanakan untuk mengubah status Jawatan Kehutanan menjadi Perusahaan Negara yang bersifat komersial.

Kemudian diterbitkan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 19 tahun 1960 yang ditetapkan dan diundangkan pada tanggal 29 Maret 1961, dan berlaku surut sejak tanggal 1 Januari 1961 tentang Perusahaan Negara. Untuk mewujudkan perubahan status Jawatan Kehutanan menjadi Perusahaan Negara, Pemerintah mengeluarkan Peraturan Pemerintah Nomor 17 sampai dengan Nomor 30, tahun 1961, tentang ”Pembentukan Perusahaan-Perusahaan Kehutanan Negara (PERHUTANI)”.

Perum Perhutani merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang awalnya berada di bawah Departemen Kehutanan diberi tanggung jawab dan hak pengelolaan hutan di Pulau Jawa, khususnya Jawa Tengah dan Jawa Timur sejak tahun 1972 berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 15 tahun 1972. Wilayah kerja Perum Perhutani selanjutnya diperluas pada tahun 1978 dengan masuknya kawasan hutan Negara di Provinsi Jawa Barat berdasarkan PP Nomor 2 tahun 1978.

Dalam perkembangan selanjutnya, penugasan Perum Perhutani mengalami penyesuaian dengan ditetapkannya PP Nomor 36 tahun 1986 tentang Perusahaan Umum Kehutanan Negara dan disempurnakan pada tahun 1999 melalui penetapan PP Nomor 53 tahun 1999 tentang Perusahaan Umum Kehutanan Negara (Perum Perhutani).

Pada tahun 2001 bentuk pengusahaan Perum Perhutani ditetapkan oleh pemerintah sebagai BUMN berbentuk Perseroan Terbatas (PT) Perhutani melalui PP Nomor 14 tahun 2001. Berdasarkan pertimbangan- pertimbangan tanggung jawab sosial dan lingkungan yang dimiliki PT. Perhutani, bentuk pengusahaan PT. Perhutani tersebut kembali menjadi BUMN dengan bentuk Perum berdasarkan PP Nomor 30 tahun 2003 yang selanjutnya dalam perjalanannya Peraturan Pemerintah tersebut digantikan menjadi Peraturan Pemerintah Nomor 72 tahun 2010 yang disahkan pada tanggal 22 Oktober 2010.

Dari sejarah awal berdirinya Perhutani tersebut, terlihat ada fungsi strategis yang diemban oleh perusahaan ini untuk memberikan kontribusi kepada negara dalam bentuk pundi-pundi penerimaan negara. Tugas semacam ini telah Perum Perhutani emban hingga kini, karena sebagai BUMN Perum Perhutani juga harus menjadi lokomotif pertumbuhan perekonomian nasional. Dalam kumparan waktu tersebut, banyak perubahan sosial, ekonomi dan politik yang berpengaruh terhadap Perum Perhutani. Contohnya, pasca reformasi, sebagaimana hutan-hutan yang lain, hutan-hutan Perum Perhutani juga dijarah secara besar-besaran oleh masyarakat. Kondisi ini menyebabkan hutan Perum Perhutani menjadi kerontang bahkan gundul, hingga bisnis Perum Perhutani juga sempat merosot. Dalam konteks inilah, peran strategis Perum Perhutani juga bertransformasi. Jika sebelumnya hanya berperan dalam system perekonomian nasional, pasca reformasi Perum Perhutani juga berperan dalam mendukung sistem kelestarian lingkungan, dan sistem sosial budaya, khususnya dalam memberdayakan masyarakat di sekitar hutan, agar mereka bisa merasakan manfaat adanya hutan di satu sisi. Pada sisi lain masyarakat juga terlibat dalam mengelola dan mengamankan hutan dari penjarahan. Dalam kondisi hutan yang rusak tersebut, untuk menjalankan fungsi strategis untuk mendukung sistem kelestarian lingkungan hidup, Perum Perhutani kini giat melakukan penanaman hutan.

B. Sekilas Tentang KPH Malang

Perum Perhutani merupakan Badan Usaha Milik Negara ( BUMN ) berada di bawah naungan Depertemen Kehutanan dan Perkebunan, didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 15 Tahun 1972 tentang Pendirian Perusahaan Umum Kehutanan Negara dengan Kawasan Unit I Jawa tengah dan Unit II Jawa Timur. Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 2 Tahun 1978, wilayah kerja tersebut diperluas dengan Unit III Jawa Barat. Selanjutnya pendirian Perum Perhutani disesuaikan berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 36 Tahun 1986 yang diatur kembali dengan Peraturan Pemerintah No. 53 Tahun 1999 tentang Perusahaan Umum Kehutanan Negara ( Perum Perhutani ). Sejak tanggal 3 Juni 2001, berdasarkan PP nomor 14 tahun 2001 secara resmi status perum Perhutani menjadi PT. Perhutani (Persero) yang dilaksanakan sejak 2 Juli 2001.

Berdasarkan Putusan Mahkamah Agung No. 07.P/Hum/2001 bentuk hukum PT. Perhutani (Persero) kembali ke Perum Perhutani berdasarkan PP. No.30 Tahun 2003 tanggal 11 Juni 2003.

C. Letak Geografis dan Batas Wilayah

Letak Geografis : 112⁰ 18’ - 112⁰ 56’ Bujung Timur

07⁰ 30’ 30” – 08⁰ 27’ 30” Lintang Selatan

Batas Wilayah : Utara : KPH Pasuruan

Timur : KPH Probolinggo

Selatan : Samudera Hindia

Barat : KPH Blitar dan KPH Kediri

D. Topografi dan Tipe Curah Hujan

Topografi : Kawasan hutan KPH Malang terletak pada ketinggian 0 s/d 3.676 meter diatas permukaan air laut. Keadaan topografi lapangan hanya sebagian kecil saja yang terletak pada dataran yang tingkat kemiringannya datar sampai landai, sebagian besar wilayahnya berada pada tingkat yang agak curam, curam, dan sangat curam.

Tipe Curah Hujan : Tipe B : BKPH Dampit, Sengguruh, Sumbermanjing, Kepanjen.

Tipe C : BKPH Tumpang, Singosari, Pujon, Ngantang.

BAB III

HASIL OBSERVASI

A. Jenis Arsip yang dimiliki

Berikut adalah jenis – jenis arsip yang ada di dalam KPH Malang:

1. Berdasarkan Fungsinya
Arsip dinamis

Arsip dinamis dibagi menjadi 2 yaitu Aktif dan in-aktif

2. Berdasarkan Nilai Guna.

a. Nilai guna primer meliputi: Nilai guna administrasi ,Nilai guna hukum, dan Nilai guna keuangan
b. Nilai guna sekunder meliputi: Nilai guna pembuktian dan Nilai guna informasi

3. Berdasarkan Keasliannya
Menurut keasliannya: arsip asli, arsip tembusan, dan arsip salinan.

4. Berdasarkan Subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya yaitu: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, dan Arsip Iventaris

5. Berdasarkan Sifat Kepentingannya

Arsip Tidak penting, Arsip Biasa, Arsip penting dan Arsip Rahasia

B. Sistem pengorganisasian arsip yang diterapkan

Didalam KPH Malang sistem yang digunakan untuk mengorganisasikan arsip adalah sistem Sentralisasi. Yaitu sebuah sistem dimana proses pengolahan sebua arsip / surat terpusat dalam satu bagian. Di KPH Malang, yang menjadi pusat dari pengolahan arsip ada Bagian Umum. Surat masuk diterima oleh bagian umum lalu di input kedalam sistem, setelah itu surat diberi lembar disposisi dan di salurkan ke bagian yang dituju. Untuk surat keluar juga melewati bagian umum dulu baru surat dikirim kepada yang tertuju pada surat.

C. Pedoman Pengolahan Arsip

Pedoman yang digunakan dalam pengolahan arsip di KPH Perhutani Malang adalah buku pedoman yang diterbitkan oleh KPH Perhutani Pusat sesuai dengan Peraturan Menteri Kehutanan Republik Indonesia Nomor : P. 51/Menhut-Ii/2011 Tentang Pedoman Tata Kearsipan Kementerian Kehutanan

D. Software Digitalisasi Arsip

Software yang digunakan untuk digitalisasi adalah Photoshop CS8. Yaitu sebuah software versi terbaru dari Photoshop. Software ini mendukung kegiatan pengeditan sebuah foto dan juga scan. Di KPH Perhutani scaner yang dipakai adalah Canon Pixma MP258 yang mempunyai fitur printer sekaligus scaner. Software photoshop di update jika versi terbaru keluar/diluncurkan oleh pembuat software.

E. Sistem/prosedur pencatatan surat/arsip (Otomasi)

Dalam kegiatan arsip sehari – hari, di kantor KPH Malang tidak menggunakan pencatatan manual melainkan komputerisasi yang bernama Sub Sistem Kearsipan yang dibuat oleh tim IT Perhutani pusat dengan program berbasis Visual Basic 6. Di bagian pengelolahan arsip, semua arsip di scan dan arsip yang asli diserahkan ke bagian yang bersangkutan. Jadi di bagian pengelolahan arsip, arsip yang berbentuk fisik tidak disimpan melainkan hanya hasil scan nya saja jadi arsip yang berbentuk fisik langsung di serahkan ke masing-masing bagian untuk diolah sendiri oleh bagian itu sendiri. Berikut beberapa makanisme kagiatan pencatatan surat/arsip menggunakan komputerisasi:

1. Menu utama terdapat beberapa sub menu. Mulai dari menu untuk mencatat surat masuk, surat keluar, laporan lain, dan backup data

Untuk mencatat surat masuk. Ada 2 pilihan yang digunakan yaitu pencatatan surat masuk intern dan surat masuk ekstern

Sebelum melakukan pencatatan, sistem ada beberapa sub menu yaitu sbb:

Cara mencatat surat masuk :

a .kolom Tanggal surat di isi sesuai tanggal didalam surat.

b. kolom Nomor surat di isi sesuai dengan nomor yang ada disurat

c. kolom Perihal di isi sesuai indek masalah

d. kolom Kepada diisi dengan ADM/KKPH Malang

e. kolom Dari diisi nama / instansi yang mengirimkan surat tersebut

f. kolom Tanggal surat diterima diisi sesui dengan tanggal surat itu masuk

g. sistem secara otomatis akan menentukan JRA mulai dari Aktif, Inaktif, dan Hapus

Untuk mencatat surat keluar hampir sama dengan cara mencatat surat masuk

Berikut tampilan menu untuk pencatata surat keluar

Pengolahan Surat Keluar

· Seluruh surat keluar baik internal (Kantor Pusat, Unit-unti Kerja, dan Dewan Pengawas) maupun Eksternal (Dinas/Instansi terkait) ditandatangani oleh Kepala Divisi/Kapuslitbang/Kapusdikbang

o Kecuali ada pendelegasian kepada Sekretaris Divisi/ Kepala Biro/ General Manager/ Petugas Khusus

· Seluruh surat keluar kepada pihak lain diluar Perum Perhutani, tanda tangan Kepala Divisi / Kapuslitbang / Kapusdikbang diisyaratkan sebagai berikut:

o Surat dibuat 2 rangkap

o Surat pertama diparaf oleh Sekretaris Divisi/Kepala Biro terkait/ General Manager/ Petugas Khusus

o Surat kedua tanpa paraf adalah dokumen yang ditujukan kepada pihak lain yang dituju

· Di dalam surat menyurat pada bagian yang ditandagani agar diberikan keterangan sebagai berikut:

Divisi/Puslitbang/Pusdikbang...

---- Tanda Tangan----

Nama Jelas

Kepala Divisi/Kapuslitbang/Kapusdikbang.....

· Setelah surat ditandagani oleh pejabat yang berwenang di Entri ke Program Sub Sistem Surat Menyurat untuk diberi nomor dan dicetak lembar pengantar

F. Sistem/prosedur penyimpanan surat/arsip

Dalam menyimpan hasil arsip yang telah di scan (digitalisasi), KPH Perhutani masih menggunakan Disk Driver Internal dengan mem-backup data di local disk lainya. Sementara ini kapasitas penyimpanan dalam Disk Driver Internal adalah 2 Terabyte. Agar komputer aman dari virus, komputer yang digunakan untuk mengelolah tidak dikoneksikan ke internet dan tidak boleh di tancapkan flashdisk/hardisk. Setiap 6 bulan sekali komputer dilakukan perawatan rutin mulai dari memperbaiki sistem komputer yang eror sampai mennetralisir/menghilangan virus. Jika data sudah overload diadakan komputer lagi untuk mengelolah arsip atau dengan menambah kapasitas Disk Internalnya.

G. Hak Akses dan Keamanan Arsip

Ada 3 jenis surat/arsip yang ada di KPH Perhutani Malang dan masing-masing jenis arsip tersebut mempunyai hak ases yang berbeda. Antaralain:

1. Arsip Rahasia

Arsip rahasia hanya bisa diakses oleh pimpinan, petugas rahasia, dan pencipta dan pemilik arsip.

2. Arsip Penting

Arsip penting hanya bisa diakses oleh pimpinan, pemilik arsip, kepala bagian dan pegawai yang mendapat izin untuk mengakses nya.

3. Arsip Biasa

Arsip biasa dapat diakses oleh semua pegawai.

Jika ingin melakukan pencarian arsip, pegawai tidak perlu repot-repot mencari secara manual arsip/surat tersebut melainkan mencari di sistem sesuai jenis surat tersebut lalu mencetaknya.

BAB IV

PENUTUP

KESIMPULAN

Dengan adanya sistem yang mengatur segala aktifitas kearsipan sehingga memudahkan arsiparis dalam mendata surat masuk dan surat keluar , keunggulan dari sistem ini adalah memudahkan arsiparis dalam mencari arsip yang akan digunakan dan juga para petugas arsip tidak perlu susah-susah mengetik kartu kendali dan lembar disposisi karena setelah memasukan data arsip kedalam sistem tersebut , kartu kendali dan lembar disposisi akan langsung tercetak serta sistem akan langsung menentukan JRA dari arsip tersebut , selain itu dengan menggunakannya sistem komputerisasi ruangan jadi lebih bersih dan mengurangi bertumpuknya bentuk fisik dari arsip tersebut.

Namun kekurangan dari sistem ini adalah tidak menyimpan bentuk fisik dari arsip sehingga apabila data dalam komputer terkena virus data akan mudah sekali hilang , namun untuk pencegahan dari hal itu para petugas arsip rutin melakukan back up data untuk mencegah hilang nya data, nilai keaslian dokumen berkurang karena dokumen berupa hasil scan , bisa dipalsukan . hilang nya data akibat corrupt file atau bad sector pada hardisk.

SARAN

Pemilihan jenis Backup data : disarankan bukan Hardisk internal / eksternal karena Jika pakai hardisk dan jika hardisk itu rusak otomatis semua data yang dimilik hilang. Pemilihan jenis backup harus benar2 di perhatikan. Disarankan pakai teknologi informasi seperti Cloud, SAN (Storage Area Network, NAS ( Network Attached Storage) Jika pakai NAS. NAS mempunyai kapasitasnya besar dan terdiri dari beberapa sub harddisk, jika salah satu hardisk rusak tinggal ambil dan ganti dengan yang baru dan otomatis sistem akan men sikronkan sendiri. Oleh karena itu kehilangan data dalam sistem ini sangat minim terjadi