Alih Media Arsip (Digitalisasi)

Alih Media Arsip (Digitalisasi)

Oleh : Wandika Rachmad S.NH

Ilmu kearsipan adalah ilmu terapan, kearsipan sendiri adalah sebuah kegiatan yang menyimpan apa yang menjadi dinamika dalam masyarakat. Sebuah dinamika masyarakat pasti dipengaruhi oleh perkembangan zaman contohnya sekarang ini zaman nya teknologi, otomatis mau tidak mau kearsipan juga tersentuh dengan teknologi. Dalam zaman ini banyak hal-hal yang dapat menambah sebuah khazanah dan preservasi sebuah arsip contoh nya melalui teknologi adalah alih media. Apa alih media itu? Alih media merupakan proses pengelolaan dokumen dari bentuk fisik (kertas, prasasti dan media lainnya) menjadi bentuk elektronik untuk kemudian dapat dikelola menggunakan teknologi informasi. Arsip yang sebaiknya dilakukan proses alih media adalah yang merupakan arsip penting atau arsip vital atau arsip statis. Nah alih media sendiri juga berkaitan dengan akses sebuah arsip. Oleh karena itu sesuai perkembangan zaman, sebuah arsip perlu di alih media kan karena memiliki beberapa tujuan yaitu.

1.       Tercapainya temu kembali arsip yang dibutuhkan dengan mudah, cepat dan akurat

2.       Tercapainya efisiensi ruang simpan, biaya, waktu, dan tenaga

3.       Melindungi arsip tekstual dan non tekstual dari bencana

Tapi tidak semua arsip dapat di alih media kan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses alih media antara lain:

1. Sebuah arsip harus diolah terlebih dahulu mulai dari pembuatan daftar arsip, daftar inventaris, JRA dll agar memudahkan dalam pengindeksan.
2.  Penyusunan tim alih media
3.  Survey arsip yang akan di alih media kan dan tindakan alih media apa yang cocok untuk arsip tersebut karena banyak cara yang berbeda beda dalam tindakan alih media sesuai jenis arsip, kondisi arsip dan nilai informasi yang terkandung dalam arsip tersebut.
4. Menyusun daftar arsip yang harus di alih media kan. Pada saat menyusun daftar arsip yang akan di alih media. Arsip harus benar2 dinilai layak di alih mediakan apa tidak.
5. Pemilihan jenis Backup data : disarankan bukan Hardisk internal / eksternal, DVD/CD. Pemilihan jenis backup harus benar2 di perhatikan. Disarankan pakai teknologi informasi seperti Cloud, SAN (Storage Area Network, NAS ( Network Attached Storage) dll. Kenapa di sarankan pakai itu?
•  Misal CD: CD sangat rawan. Rawan tergores dan masa umur nya gak panjang jika dalam menentukan kecepatan burn tidak sesuai. Jika pakai hardisk jika hardisk itu rusak otomatis semua data yang dimilik hilang.
• Jika pakai NAS. NAS mempunyai kapasitasnya besar dan terdiri dari beberapa sub harddisk, jika salah satu hardisk rusak tinggal ambil dan ganti dengan yang baru dan otomatis sistem akan men sikronkan sendiri. Oleh karena itu kehilangan data dalam sistem ini sangat minim terjadi
6. Setelah beberapa hal tersebut sudah terpenuhi maka proses alih media dapat dilakukan beserta pembuatan berita acara untuk ontetikasi dan legalitas arsip yang di alih mediakan tersebut. Apakah wajib arsip yang di alih mediakan harus ada berita acara? Apakah arsip yang sudah di alih mediakan kedudukannya sama dengan yang aslinya dalam proses hukum? Jawabannya adalah iya. Agar sebuah arsip yang di alih mediakan mempunyai legalitas yang sama dengan aslinya. Di undang – undang juga disebutkan bahwa dokumen yang sudah di alih mediakan (berbentuk elektronik) mempunyai kedudukan yang sama dengan yang asli (berbentuk fisik) berikut peraturan peraturan yang membahas mengenai alih media dan dokumen elektronik.

-          Pasal 1 angka 3 PP RI Nomor 88 Tahun 1999 Tentang tata cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi

Sedangkan legalisasi adalah tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang dialihkan atau ditransformasikan ke dalam Mikrofilm atau media lain, yang menerangkan atau menyatakan bahwa isi dokumen perusahaan yang terkandung di dalam microfilm atau media lain tersebut sesuai naskah aslinya.

-          Dalam Undang-Undang  No. 20 Tahun 2001 tentang Tindak Pidana Korupsi

Arsip bentuk elektronik dalam tindak pidana Korupsi dapat dipergunakan untuk memperoleh bukti petunjuk. Hal ini sebagaimana bunyi pasal 26 A Undang-Undang Tindak Pidana Korupsi: Alat bukti yang sah dalam bentuk sebagaimana dimaksud dalam pasal 188 ayat (2) KUHAP, khusus untuk tindak pidana korupsi juga dapat diperoleh dari:

1.        Alat bukti yang berupa informasi yang diucapkan, dikirim, diterima, ataudisimpan secara elektronik dengan itu; dan

2.        Dokumen, yakni setiap rekaman data atau informasi yang dapat dilihat, dibaca, dan atau didengar yang dapat dikeluarkan dengan atau tanpa bantuan suatu sarana, baik yang tertuang di atas kertas, benda fisik ataupun selain kertas, maupun yang terekam secara elektronik, yang berupa tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, huruf, tanda angka, atau perforasi yang memiliki makna.

-          Dalam Undang-Undang RI Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

Pasal 44, alat bukti penyidikan, penuntutan dan pemeriksaan di sidang pengadilan menurut ketentuan Undang-Undang ini adalah sebagai berikut:

a.      Alat bukti sebagaimana dimaksud dalam ketentuan Perundang-undangan

b.      Alat bukti berupa informasi Elektronik dan/atau dokumen Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 angka 1 (Informasi elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic, data interchance, surat elektronik (electronic mail) telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya huruf, tanda, angka, kode akses, symbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya)

Ada beberapa cara dalam proses alih media seperti Scaning dll. Alih media sangat penting di zaman ini untuk menjaga informasi yang terkandung dalam sebuah arsip terutama arsip yang umurnya sudah tua. Akan tetapi akan percuma jika tidak melakukan perawatan yang  rutin terhadap arsip arsip yang sudah di alih mediakan. Jadi .................................

“ Rawatlah Arsip Apapun Jenisnya Seperti Kamu Merawat Bagian Tubuh Mu”